Archive


Title Archive
Version 1 Maggio 1998
Abstract Descrizione e requisiti programma Archive
Author Alberto Bellina

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Introduzione

 Questo documento descrive il programma Archive che e' un sistema completo e versatile per l'archiviazione elettronica dei documenti.

Archive gestisce oggetti da archiviare logicamente e gerarchicamente.
Ogni documento o serie di documenti viene definita oggetto ed il programma consente di archiviare qualsiasi documento in dipendentemente del formato o tipo dello stesso.
Sara' pertanto indifferente archiviare un documento word o un intero sito Internet.
Sono presenti diverse tipologie di ricerca per soddisfare ogni esigenza.


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Archive


I dati da memorizzare sono genericamente etichettati come oggetti che quando vengono memorizzati hanno anche l'indicazione del tipo di oggetto e quindi del gestore relativo.

La memorizzazione e' orientata ai files, in quanto il programma si presenta come un centralizzatore di informazioni relative a files disposti sul file system.

Archive ha le seguenti caratteristiche:


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Architettura
Di seguito il sinottico dell'architettura interna del programma Archive:


  ..................................................
  . PRAGMADOC                                      .
  .  .------------------------------------------.  .   .------------------.
  .  |   Gestore   | Gestore Documenti          | ---> | Viewer Fiscali   |
  .  |   Oggetti   |----------------------------|  .   '------------------'
  .  |             |----------------------------|  .
  .  |             | Gestore File System        |  .
  .  |             |----------------------------|  .
  .  |             |............................|  .
  .  |             |                            |  .
  .  |             |............................|  .
  .  |             |                            |  .
  .  '------------------------------------------'  .
  .         |                   |                  .
  ..........|...................|...................
            |                   |
          .-----------------------.
          |       DataBase        |
          '-----------------------'

Ogni documento sara' visualizzato con un visore apposito.
Questo snellisce il programma che non deve gestire il formato dell'oggetto, che viene gestito da un visore esterno.
Per i formati classici (es. documento word) sara' richiamato il visore definito da Windows.

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Realizzazione

 Gli ambienti target di realizzazione sono:
Per la realizzazione di questo programma sono stati utilizzati i linguaggi Visual Basic e C.

Sono state utilizzate il piu' possibile le funzionalita' offerte da VB+Access per ottenere un programma semplice e completo.


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Oggetti

 Ogni documento archiviato viene definito come oggetto.

Ad ogni oggetto corrispondono una serie di attributi che lo definiscono e lo indicano.
Gli attributi sono specificati mediante un file di archiviazione.

Vi sono un set di attributi che sono comuni a tutti gli oggetti come:

Per ogni tipo di oggetto viene definito il programma di gestione o visualizzazione associato.

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Nome dell'oggetto

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Ogni oggetto e' definito mediante un nome che lo caratterizza.
Il nome deve essere qualcosa che definisce in modo chiaro ed abbastanza univoco il contenuto dell'oggetto.
Nei fiscali il nome dell'oggetto e' formato dai campi NOME e COGNOME del dichiarante concatenati assieme con uno spazio.

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Tipologie di documenti gestiti

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Le tipologie di documenti gestibili parte da una base, gia' predisposta, ma puo' essere facilmente configurata e completata dall'utente.
L'utente sara' libero di crearsi le sue categorie particolari e gestirle con un apposito programma.
Per ogni documento di tipo particolare sara' attivato il programma relativo alla sua gestione, i tipi predisposti sono:

Descrizione Tipo Subtipo Visore
Documenti Fiscali FISCAL770,IVA,... FiscalViewer
Documenti BilancioBIL ... WinAnBil
Documenti Word WORD   Word (configurabile la versione) anche RTF
Documenti Excel EXCEL   Excel (configurabile la versione)
Documenti html HTML   Internet Explorer
Documenti testo TXT   Word o Notepad
Documenti zip ZIP   WinZip
Immagini IMG   ACDsee
stampe PCL PCL   Formview
stampe Postscript PS   Ghostview
Presentazioni PRE   PowerPoint
Progetti PRJ   Project
E-Mail EMAIL   Eudora
FAX FAX   ...
...   ...

Nuovi tipi possono essere facilmente definiti dall'interno dell'applicazione mediante una apposita voce di menu.

In questo modo il programma e' aperto quindi puo' essere utilizzato per l'archiviazione di tipologie di oggetti diversi o con categorie particolari definibili anche dall'utente.

I tipi predefiniti sono automaticamente letti da un file durante la fase di installazione e non saranno modificabili dall'utente.

Per ogni tipo sono definite anche le caption presentate nelle FORM di visualizzazione, questo consente di presentare delle etichette adeguate al tipo di dati inserito.
Sono inoltre definiti i path usati nell'archiviazione locale.


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Sottotipi o categorie

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Per ogni tipo vi sono dei sottotipi o categorie collegati.
Il caso minimo prevede che esistano tipi senza alcun sotto tipo, quando un oggetto viene gia' definito chiaramente con il solo attributo type.
Nel caso normale vi sono piu' sottotipi per ogni tipo esistente, questo consente di etichettare ogni oggetto come appartenente una categoria composta da due livelli.

Per esempio, i fiscali, presentano come tipo FISCAL, e come sottotipo possono disporre delle seguenti scelte (non esaustive):
Subtipo Descrizione
770 Dichiarazioni 770
740 Dichiarazioni 740
IVA11 Dichiarazioni IVA11
UNICO Dichiarazioni modello UNICO
... ...
Per ogni sottotipo sono definiti i path usati nell'archiviazione locale.
Puo' esistere un tipo NULL per gestire tipologie che non richiedono una successiva definizione.

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Codice 1

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Il codice dell'oggetto e' un campo ausialiario per poter classificare l'oggetto.
Puo' corrispondere ad un codice utente.
Per i Fiscali viene fatto corrispondere al Codice Fiscale.
La caption relativa a questo campo viene presentata in relazione al tipo di oggetto in corso di visualizzazione.

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Codice 2

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Il codice dell'oggetto e' un campo ausialiario per poter classificare l'oggetto.
Puo' corrispondere ad un codice utente.
Nel caso dei Fiscali viene fatto corrispondere alla Partita IVA.
La caption relativa a questo campo viene presentata in relazione al tipo di oggetto in corso di visualizzazione.
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Versione

 Questo campo e' una chiave di 1o livello.
Per ogni oggetto e' possibile definire una versione.
La versione puo' essere utilizzata per archiviare oggetti simili che si aggiornano piu' volte.
Puo' essere utilizzato anche per indicare un anno di creazione.
La caption relativa a questo campo viene presentata in relazione al tipo di oggetto in corso di visualizzazione.

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Descrizione

 Ogni oggetto puo' essere associato con una descrizione libera.
Questa descrizione non viene utilizzata come chiave di ricerca.
Questo campo e' una chiave di 2o livello, eventuali ricerche effettuate mediante questo campo sono molto piu' lente.

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Utente

 Sono previste tre tipologie di utenti, l'utente SUPER, l'utente SYSTEM, e tutti gli altri utenti.
L'utente SUPER puo' agire anche sui dati archiviati dagli altri utenti.
Il nome dell'utente viene richiesto nella fase di partenza del programma.
L'utente SYSTEM e' un utente particolare che viene assegnato quando l'oggetto viene archiviato automaticamente come per esempio per i Fiscali.
Questo campo e' una chiave di 2o livello, eventuali ricerche effettuate mediante questo campo sono molto piu' lente.

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Creatore

 Il creatore e' un campo che indica il programma che ha creato l'oggetto, nel caso dei fiscali viene assegnato a PICOM.
Questo campo e' una chiave di 2o livello, eventuali ricerche effettuate mediante questo campo sono molto piu' lente.
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Parole chiave di ricerca

 In questo campo e' possibile inserire una serie di parole chiave su cui effettuare una ricerca.
Le parole possono essere separate da ,(virgola).
Nel caso dei fiscali questo campo potrebbe essere usato per inserire l'elenco dei quadri compilati.

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Path

 Il path e' il percorso di dove l'oggetto e' fisicamente locato.
Il path puo' indicare un percorso locale all'installazione di Archive, oppure un percorso dislocato in un qualsiasi punto del File System.

Per ogni tipo e subtipo puo' essere specificato un path di default per l'archiviazione locale, cioe' il path viene composto da path_type/path_subtype.
Questo campo e' una chiave di 2o livello, eventuali ricerche effettuate mediante questo campo sono molto piu' lente.

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Memo

 Mediante questo campo e' possibile assegnare ad ogni oggetto una serie di dati collegati che non rientrano nei campi previsti.
I dati inseribili sono liberi e non vengono sottoposti ad alcuna restrizione.
Sul campo memo non e' possibile fare ricerche.
Per esempio se l'oggetto e' un Fiscale nel campo memo sono inseriti i dati anagrafici del dichiarante.
Nelle versioni successive il campo memo potra' essere gestito mediante il linguaggio HTML.
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Opzioni

 Nelle opzioni sono raggruppate le caratteristiche ON/OFF dell'oggetto.

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Scrivibile
 Un oggetto puo' essere definito come scrivibile se lo stesso puo' essere modificato.
Questa opzione sara' disponibile nelle versioni successive.

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Compresso
 Un oggetto puo' essere definito come compresso se durante la fase di archiviazione si vuole che sia compresso.
Mediante questa opzione e' possibile ridurre l'occupazione su disco del file collegato.
Questa opzione sara' disponibile nelle versioni successive.

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Cryptato
 Un oggetto puo' essere definito come crypt se durante la fase di archiviazione si cuole che sia cryptato.
Questa opzione sara' disponibile nelle versioni successive.

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Date Creazione, Archiviazione, Limite

 Ogni oggetto viene caratterizzato da tre date distinte.
La data di creazione e' la data in cui l'oggetto viene creato, puo' corrispondere alla data di archiviazione.
La data di archiviazione e' la data nel momento in cui l'oggetto viene inserito nel DB, viene automaticamente proposta quella corrente.
La data limite serve a poter determinare automaticamente la validita' di un documento.
Mediante una opzione a menu e' possibile vedere tutti i documenti scaduti ed eventualmente cancellarli (uno ad uno o in blocco).
Per i fiscali la data limite e' impostata alla data archiviazione piu' 5 anni (tempo di conservazione delle dichiarazioni).

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Archiviazione

 L'archiviazione e' la fase in cui un oggetto viene memorizzato dal programma.
Per mantenere la massima versatilita' sono previste piu' modalita' di archiviazione.

La prima modalita' e' la selezione di dove fisicamente l'oggetto deve essere archiviato.
La seconda e' la modalita' con cui l'oggetto da archiviare viene presentato al programma, che puo' essere interattiva o batch.

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Archiviazione fisica

 Esistono due tipi di archiviazione fisica:
La modalita' Locale, archivia l'oggetto in una directory locale del programma Archive.
Questo significa che l'oggetto viene rimosso dalla sua posizione iniziale e la copia diventa locale all'applicazione, perdento ogni riferimento alla directory originaria.

In questo caso il path locale rispetto alla directory DAT viene automaticamente definito mediante tipo e sottotipo.

La modalita' Remota, archivia l'oggetto, ma lo lascia nella sua posizione originaria, questo e' particolarmente utile per quei file prodotti da altri programmi che devono obbligatoriamente risiedere in punti prestabiliti del File System.

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Archiviazione interattiva

 E' possibile archiviare un oggetto utilizzando una form in cui sono specificati tutti gli attributi dell'oggetto.
Vedere Inserimento di un nuovo oggetto.

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Archiviazione batch

 E' possibile archiviare un oggetto mediante la creazione di un files di archiviazione che ne specifica tutti gli attributi salienti.
I files di archiviazione devono essere messi nella directory ARC, che viene esaminata quando viene selezionata una opportuna voce di menu.

La logica di funzionamento e' illustrata dalla figura sottostante:


       +-----.          .--------.        .--------.
       |     |\         |        |        |        |
       |     +-+        |        |        |        |
       |  ARC  |  --->  |Archive |  --->  |   DB   |
       |       |        |        |        |        |
       +-------+        '--------'        '--------'

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Esempi di archiviazione utente

 Per esempio l'utente potra' creare un tipo Articoli, caratterizzato da sottotipi come: Corsera, Repubblica, Sole, Gazzetta con cui archiviare articoli di giornale interessanti.
Il lettore predisposto per il tipo Articoli potra' essere per esempio Word, se gli articoli sono in formato testo, oppure un lettore di formati grafici se acquisiti mediante scanner.

Un altro esempio potrebbe essere la necessita' di archiviare CD ed il loro contenuto.
Potrebbe essere creato un tipo CD, dove nei campi Descrizione e Keyword sono indicati i contenuti generali degli stessi, mentre come sottotipi poterbbere essere definiti gli argomenti generali che li distinguono: Grafica, Sistemi Operativi, Linguaggi, Archivi.
Per la visualizzazione dei CD potrebbe essere indicato il path di questi oppure il path al drive e come lettore il FileManager di Windows.

Un caso legato ad un ambiente fiscale potrebbe essere la catalogazione di documentazione di tipo governativa/ministeriale.
In questo caso si potrebbe creare un tipo GOV, con dei sottotipi come LEGGI, DECRETI, CODICI, che fanno riferimento ai relativi dati letti con lo scanner o archiviati come file.

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Operativita'

 E' possibile ovviamente eseguire le operazioni classiche:
Sara' inoltre possibile muoversi su un set di record (tutti nel caso massimo) mediante i classici operatori di movimento.



Ogni tipologia di documento avra' una gestione dedicata mediante i programmi commerciali.




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Inserimento di un nuovo oggetto

 La fase di inserimento di un nuovo oggetto potra essere effettuata in due modi:
La prima modalita' sara' quella utilizzata da altri programmi, mentre la seconda puo' essere utilizzata dall'interno del programma per archiviare qualsiasi file.
E' possibile inserire un nuovo oggetto nei seguenti modi:
Il primo modo di archiviare e' completamente manuale, devono essere inseriti tutti i dati che lo caratterizzano.
Il secondo metodo viene utilizzato per effettuare l'archiviazione di una serie di documenti in modo automatico (come quelli prodotti dai fiscali), e consiste nella creazione di un file di archiviazione (uno per ogni oggetto o gruppo di oggetti collegati) che a richiesta dal menu saranno esaminati e processati.

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Cancellazione di un oggetto

 E' possibile cancellare un oggetto esistente mediante l'apposita opzione.
Sono effettuati i seguenti controlli:
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Ricerca

 La fase di search sara' eseguita consentendo di selezionare i campi chiave comune, e quelli particolari dell' oggetto da ricercare, se si intende ricercare tutti gli oggetti di una stessa tipologia di oggetto basta inserire il tipo.
Il risultato della search sara' possibile esaminarlo in formato tabellare, potendo e sara' possibile ordinare la tabella per ognuno dei campi chiave.

   +------+---------+-------+---------+---------+-------+
   | TYPE | SUBTYPE | NAME  | VERSION | CODE1   | CODE2 |
   +------+---------+-------+---------+---------+-------+
   |FISCAL|   770   |Bell...|  98     |BLLLRT...|(none) |
   |FISCAL|   740   |Pinco..|  97     |PNC......|1234...|
   | DOC  | LETTERA |Assic..|  97/1   |         |       |
   | DOC  | INVENT  |Bell...|  98/4q  |         |       |
                        ..........
   | USER | FAX     |Bell...|  98/12  |         |       |
   +------+---------+-------+---------+---------+-------+


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DataBase

 Il Database della applicazione sara' realizzato mediante Access 97.
Di seguito il diagramma del DB.


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Form

 L'interfaccia utente di lavoro e' praticamente ridotta ad un solo form standard:

IMMAGINE


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Menu

 I menu dell'applicazione saranno resi piu' semplici riducendone la ridondanza e definendone meglio le funzionalita'.

Di seguito una tabella dei menu:
I menu Undo, Redo, Cut, Copy, Paste hanno il classico significato.

Il menu Preferences consente di gestire le preferenze dal programma.


Il menu About... indichera' le caratteristiche salienti del programma, versione, societa' ed indirizzo completo.



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Directory

 Sono utilizzate le seguenti directory:


  Archive                    eseguibili (PM, FV)
   +--- rpt                  file per i report
   +--- cnf                  files di configurazione
   +--- DAT                  archiviazione oggetti
   |     |
   |     +--- FISCAL         oggetti fiscali
   |     |      |
   |     |      +--- UNICO   archiviazione mod. UNICO dati e immagini
   |     |      +--- 770          "         "    770   "        "
   |     |      +--- ...          "         "    ...   "        "
   |     +--- FINAN          ...
   +--- ARC                  oggetti da archiviare

Le directory sotto DAT corrispondono al nome del tipo.

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Files

 Il programma richiede alcuni files di lavoro, primo tra tutti il file di configurazione.

Il secondo tipo di file molto importante per l'applicazione e' file di archiviazione che definisce ogni oggetto che viene inserito nel Database del programma.

E' inoltre necessario il file driver per il passaggio delle informazioni da Archive al visore dei dati fiscali, questo file inoltre fa riferimento ai files comandi contenenti l'indicazione dei dati relativi alla dichiarazione.


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File di configurazione

 Il file di configurazione archive.ini deve contenere le seguenti informazioni:
Il programma deve avere le seguenti configurabilita':
La rilocazione di un path permettera' di spostare automaticamente tutti i puntamenti ad una determinata directory automaticamente.
Questa modalita' e' utile quando, per esempio a seguito di una riorganizzazione, si muovono dei files per esempio su un altro drive.
Automaticamente tutti i link al path vecchio saranno rediretti a quello nuovo.
Questa opzione potra' essere definitiva modificando tutti i path nel DB.

FIELD Valori Descrizione
SETUP(ext,program) SETUP(doc,c:/Programmi/Office/word.exe) Associa una estensione al programma di gestione dello stesso.
Possono esistere molteplici associazioni per gestire tutti i tipi di file desiderati.
DEFPATH(oldpath,newpath) MOVE(c:/archivio/doc/,c:/newarchivio/doc/) Consente di spostare il riferimento ad un path in modo automatico, senza dover modificare gli oggetti.
Possono esistere molteplici DEFPATH
LOGFILE(path,len) LOGFILE(c:/tmp/archidoc.log,10000) definisce il file di log utilizzato e la lunghezza massima in bytes che questo puo' assumere.
L'eventuale taglio del file di log viene effettuato solamente alla partenza del programma.

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File di archiviazione

 Il file di archiviazione e' quel file che contiene tutte le informazioni relative all'oggetto da archiviare.

Ad ogni oggetto da archiviare oltre alle parti caratteristiche tipo, data, etc., sara' possibile associare una serie di keyword di ricerca che saranno poi associate all'oggetto in fase di ricerca.

Per esempio, i documenti word hanno associato come tipo word, pero' nei campi keyword e' possibile associare delle chiavi di ricerca, come assicurazione, disdetta, queste parole possono poi essere utilizzate per la ricerca.

L'utilizzo di questo file consente di avere un metodo semplice e facile da gestire per definire ogni oggetto da inserire nel DB.

Il file di archiviazione una volta letto e le sue informazioni inserite nel DB, non viene piu' utilizzato.

Per alcune tipologie di documenti da archiviare generate da programmi PRAGMA saranno utilizzati dei file di archiviazione particolari e per gestire le casistiche piu' complesse.

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Specifica file di archiviazione
 Il file di archiviazione contiene le seguenti proprieta':

Proprieta' Valori Descrizione
NAME 74097_XXXYYYNNXNNLKKKL Nome dell'oggetto da archiviare, deve essere significativo nell'ambito in cui e' utilizzato, per esempio per i fiscali potrebbe essere il nome del dichiarante od il codice fiscale
TYPE FISCAL|BILANCIO|... Tipologia dell'oggetto da archiviare, serve a determinarne la gestione.
I tipi gestiti, oltre a quelli base sono personalizzabili dall'utente.
SUBTYPE 740 Sotto tipo dell'oggetto per meglio identificarlo.
Per esempio, se TYPE=FISCAL il campo SUBTYPE potrebbe essere 740 o IVA11.
KEYWORD assicurazione Una keyword che indica il contenuto dell'oggetto, per esempio se fosse un documento di disdetta di una assicurazione potrebbe essere ASSICURAZIONE e DISDETTA.
E' possibile avere piu' proprieta' KEYWORD presenti per un singolo oggetto.
OWNER user1 Proprietario del dato archiviato.
Solo il proprietario puo' togliere il dato.
PATH c:/pm/dir/file.txt Path al file.
E' possibile avere piu' proprieta' PATH presenti per un singolo oggetto. Se il path punta ad una directory viene archiviato il contenuto di questa.
ARCHIVE LOCAL|REMOTE Se LOCAL effettua una copia dei dati da archiviare nella directory locale.
Il path viene automaticamante dedotto dal TYPE e SUBTYPE.
Se REMOTE effettua un link ai dati da archiviare lasciandoli nella loro posizione originale.
DATEARC   Data di archiviazione, viene automaticamente assegnata in fase di memorizzazione se non fornita viene automaticamente settata
DATECREATION   Data di creazione.
Se non fornita viene automaticamente assegnata quella di archiviazione.
DATELIMIT   Data di limite di validita'.
Se non fornita viene automaticamente assegnata una data infinita.
Mediante questo campo e' possibile definire la validita' di un documento e mediante un comando a menu e' possibile verificare automaticamente tutti i documenti non piu' validi e cancellarli se effettivamente non piu' utilizzati.

Nella colonna Valori un dato minuscolo indica un esempio, mentre una parola MAIUSCOLA indica una keyword.

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Nuove Idee

 Vi sono Idee che possono essere implementate nella prima o nelle versioni successive di Archive:


I files di configurazione devono essere ridotti ad uno solo contenente solamente le informazioni parametriche del programma.


Possibilita' di definire nuovi tipi mediante semplici linee nel file di configurazione.
Questo permettera' di poter essere pronti a gestire tipologie di documento non standard senza dover modificare il codice del programma.

Inserimento di un documento mediante Drag&Drop, con preparazione automatica della descrizione dell'oggetto.

Campi aggiungibili
Gestione diritti degli utenti:
Eventuale gestione di gruppi.

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App. A - Esempio file .ARC

 
#---------------------------------------------------------------------------------------------------
# esempio di file .ARC
#---------------------------------------------------------------------------------
NAME(BLLLRT62R06F205M)
TYPE(FISCAL)
SUBTYPE(770)
VERSION(98)
CODE1(BLLLRT62R06F205M)
CODE2(-)
#
DESCRIPTION(Bellina Alberto - dichiarazione 770)
KEYWORDS(770, VR, [RB], [RO], [RN], [RX], {credito})
CREATOR(Fiscal for Windows)
USER(SYSTEM)
DATECREATION(10/05/98)
#DATEARCHIVE(10/05/98)
#DATELIMIT(+5)
PATH(-)
WRITABLE(no)
COMPRESS(no)
CRYPT(no)
MEMO(Bellina Alberto - Via Ca' Paletta, 11 - 37024 - S.Peretto di Negrar(VR))

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Glossario
Archive Il programma Archive
GIF Graphics Interchange Format
TIFF Tagged Interchange File Format

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